Успеть до Нового года: чек-лист для эйчара

Пока остальные строят планы на Новый год и выбирают подарки, кадровики готовятся к тяжёлому январскому затишью, составляют отчёты и планы отпусков, ломают головы над сокращениями и продвижениями. С помощью сотрудников кадровых служб Rjob составил список из 9 самых актуальных дел, которые должен завершить эйчар в уходящем году.
Успеть до Нового года: чек-лист для эйчара

1. Составить график работы и отпусков

Если вы ещё не ознакомились с производственным календарём на 2017 год, то сейчас – самое время! Пора спланировать график работы в предстоящем году и - самое важное и неотложное – составить график отпусков. Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, сделать это нужно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года, то есть до 16 декабря.

2. Нанять сотрудников

Кондратьев
Юрий Кондратьев
генеральный директор кадрового агентства Lightman Solutions

Мы знаем, что часть сотрудников меняет работу по итогам года, то есть дорабатывает до конца декабря или января, поэтому в последние два месяца мы готовим ресурсы, в том числе персонал, к середине зимы – времени, когда важно «поймать волну» вакансий. Искать людей в декабре-январе иногда просто экономически нецелесообразно. А вот ноябрь – едва ли не самое лучшее время. При найме человека в январе-феврале ему придётся подстраиваться под новые годовые задачи и планы. Если это будет ноябрь, то он «войдёт» в новый год с уже проработанным и обдуманными целями и задачами. Разница в эффективности огромна. Рекомендую не упускать время и, если собираетесь кого-то нанять, делать это сейчас.

3. Подготовить отчёты

Юлия Жижерина
Юлия Жижерина
бизнес-тренер по управлению персоналом и трудовому праву Русской Школы Управления

Во времена работы директором по персоналу в крупной охранной фирме в ноябре-декабре я готовила годовой отчёт отдела персонала. Конечно, это не так уж трудно – просто свести все ежемесячные отчёты в один. Но надо преподнести сухие цифры так, чтобы руководитель понял: без отдела персонала никуда! Ведь от этого зависит годовая премия. В отчёт входят данные о движении кадров – сколько принято, сколько уволено, какая текучесть, какие инструменты подбора оказались наиболее эффективны и т. д. Большая часть сотрудников компании – это охранники, которых подбирают массово. Это постоянная головная боль из-за высокой «текучки». Приходится подумать и о том, как удерживать рабочий персонал в будущем году, анализировать ситуацию.

Кондратьев.jpg
Юрий Кондратьев
генеральный директор кадрового агентства Lightman Solutions

Конец года – время подводить итоги и делать выводы. Успешно закончить год – это важный психологический подъем, который коллектив получает перед праздниками. С таким настроением отдых проходит в разы эффективнее. Сотрудники чувствуют себя счастливыми. К концу года мы составляем большой (действительно большой) годовой отчёт, затрагивающий более 30 показателей эффективности нашей деятельности. Сотрудники могут наглядно убедиться, чего они достигли или не достигли. Где виден рост, а где – слабые места.

4. Подготовиться к проверкам

В конце декабря на сайте Единого реестра проверок можно узнать, предстоит ли компании в будущем году пережить инспекцию контролирующих органов. Если вы нашли свою организацию в списке, стоит сообщить об этом руководству и заранее подготовить документы кадровой службы, которые могут потребоваться во время проверки инспекции труда, Роскомнадзора, Минкультуры, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, военных комиссариатов, Фонда социального страхования и Пенсионного фонда.

5. Разобрать архивы

Организация отвечает за хранение архивных документов, и конец года – самое время их разобрать. Проверьте, не истёк ли срок хранения у тех документов, что уже находятся в архиве, в каком состоянии остальные подшивки, всех ли необходимых данных хватает.

6. Собрать и сдать табели

Юлия Жижерина
Юлия Жижерина
бизнес-тренер по управлению персоналом и трудовому праву Русской Школы Управления

Предстоит поработать с бухгалтерий и подразделениями, чтобы они вовремя сдали табели за декабрь. Каждый год одни и те же проблемы: успеть собрать с подразделений табели и передать их бухгалтерии, если работают все до 31 декабря, отдыхают до 11 января, а зарплату надо во что бы то ни стало выплатить 10-го! И, естественно, никто не хочет работать в праздничные дни.

7. Утвердить новое штатное расписание, ФОТ и HR-бюджет

Если штат велик, и в нём возможны кадровые перестановки, то подумать о них стоит как раз в конце года. Важно заранее распределить задачи между сотрудниками; если требуется, отправить их на обучение, за новыми знаниями и навыками. Подумайте о том, кого и как предстоит сократить, кого – повысить или перебросить на новое направление. Кроме того, предстоит утвердить новое штатное расписание и фонд оплаты труда. Чётких требований по срокам утверждения в Трудовом кодексе РФ нет, но удобнее всего это делать именно до начала календарного года. 

8. Подумать о себе

Арина Гороховская, РШУ
Арина Гороховская
эксперт по оценке персонала «Русской школы управления», автор методики по управлению ответственностью RESPONSING

В последний месяц перед Новым годом я предлагаю HR-руководителям выделить немного времени не только для своих сотрудников, но и для себя – сформировать план собственного профессионального и карьерного развития. Кадровики весь год планируют и внедряют различные мероприятия для оценки, обучения и продвижения по службе других сотрудников организации. Однако зачастую времени на себя не остаётся, и карьера строится по остаточному принципу. Я предлагаю задуматься о том, каким профессиональным багажом вы обладаете, каких целей хотите достичь в перспективе, каких компетенций не хватает для движения вперёд. Запланируйте обучающие программы на следующий год. Не важно, будете ли вы это делать в рамках организации или самостоятельно. Важно уже сейчас составить «дорожную карту», чтобы успеть загадать желание под бой курантов.

9. Поиграть в «тайного Санту»

Никитина
Ольга Никитина
начальник отдела по подбору персонала маркетингового агентства «Биплан»

Кто-то перед Новым годом предвкушает корпоратив, а кому-то предстоит заняться его организацией. Когда вы подготовите документы, приведёте в порядок отчёты и отправите в отпуск сотрудника, который внезапно захотел отдохнуть, вам предстоит заняться развлекательной частью программы для коллектива. У специалистов серьезная загрузка, связанная с годовой отчетностью по проектам, поэтому я предпочитаю брать всё в свои руки. На организацию процесса с деталями и нюансами уходит много времени. К примеру, мы в агентстве устраиваем игру в тайного Санту.

Кроме того, это прекрасное время для адаптации в коллективе новых сотрудников. Люди становятся радостными и позитивными в ожидании новогодних каникул, следовательно, новому человеку гораздо проще влиться в коллектив. И не забудьте о плане на январь, чтобы быстро включиться в работу и не задаваться вопросом: «Ну, с чего начнём?»

© Мария Комарцова, RJob

Комарцова Мария

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!


Интересно:

6 причин работать в Серпухове 
Что читать: 3 книги по управлению IT-персоналом 

Оставить комментарий к статье

Гость
Гость


Комментирование доступно только после авторизации


Также комментирование доступно при авторизации через любую из социальных сетей



Комментарии 0