Как работает бизнес-ассистент на аутсорсинге

Бизнес-ассистент Екатерина Мельникова рассказала Rjob, легко ли быть помощником сразу для нескольких боссов.
Как работает бизнес-ассистент на аутсорсинге

Работа бизнес-ассистента в представлении обывателей очень напоминает обязанности секретаря или персонального ассистента, который готовит кофе и отвечает на звонки руководителю. На самом деле она включает в себя гораздо более разнообразные функции. Раньше ассистентам приходилось постоянно находиться в офисе и работать на одного шефа, но сейчас это уже не обязательно. Я 5 лет проработала бизнес-ассистентом в штате, а потом перешла в сервис бизнес-аутсорсинга QOOD и сейчас работаю одновременно с десятками клиентов. Это сильно отличается от обычной работы в штате компании.

Стандартные обязанности

В России нет системного образования для бизнес-ассистентов. Типичный представитель профессии — это молодой человек с высшим образованием. Например, я получила высшее экономическое образование и почти сразу пошла в бизнес-ассистенты. 

У каждого руководителя представление об обязанностях бизнес-ассистента свое. Кто-то считает нас чуть ли не членами семьи и дает, помимо заданий по работе, еще и какие-то личные поручения. Кто-то ограничивает эту работу офисными делами. А в некоторых компаниях бизнес-ассистенты выполняют функции маркетолога, менеджера по продажам, пресс-секретаря... 

В обязанности бизнес-ассистента в QOOD входят консьерж-сервис (заказ столика в ресторане, такси, бронь билетов), организация командировок, напоминания о деловых поездках, встречах, организация конференций, обзвон партнеров, организация курьерской доставки, подготовка деловых писем. Бизнес-ассистент может искать поставщиков для сотрудничества: визитки сделать, найти дизайнера, нового провайдера или более выгодного поставщика канцелярии. Еще иногда надо быть посредником между банком и клиентом: переводить банковские условия на человеческий язык, объяснять нюансы. Мы часто работаем с тендерами, готовим документацию для предоставления организатору закупки. Бизнес-ассистент может даже разместить вакансии на специальных сайтах и найти персонал младшего звена — промоутеров, например.

Пойди туда — не знаю куда

Сейчас задачи от клиентов приходят ко мне через специальное приложение, то есть клиент общается с системой, а не лично со мной. В такой работе есть свои плюсы и минусы. Например, она исключает приготовление кофе – и я занимаюсь более интересными поручениями. Но иногда клиент не может правильно сформулировать задачу, и приходится задавать наводящие вопросы. 

Работать в офисе с одним руководителем проще, потому что со временем всё доходит до автоматизма. Ты знаешь, чем занимается компания, какая у нее сфера деятельности, как нужно общаться с партнером А и с партнером Б, какие у компании поставщики и какие договорные условия. Но с другой стороны, если от руководителя приходит нетривиальная задача, которой ты никогда не занимался, ты просто в силу своего незнания не сможешь её выполнить, или на её выполнение может уйти очень много времени. А когда ты работаешь в аутсорсинге, твоими клиентами одновременно являются онкологическая клиника, салон красоты, логистическая компания и так далее - то есть компании из абсолютно разных сфер деятельности. И ты должен разобраться в каждой из них, так как они имеют свою специфику. Например, у меня была задача — зарегистрировать сайт компании, которая занимается IT-услугами, в качестве средства массовой информации. Для её решения необходимо было детально разобраться в тонкостях этого процесса. 

Бывает, клиенты просто услышали какую-то информацию где-то и пишут — может, нам тоже так надо сделать? А им это на самом деле совсем не нужно. Бывают и поручения, которые требуют кропотливого подхода: например, привести в порядок базу клиентов. Смотришь - а она до этого велась в блокноте, без всякой системы, в страшном беспорядке — приходится все приводить в удобный для клиента формат. Или нужна клиенту какая-то база данных, которую нужно собрать вручную. В таких случаях помогает разнообразие обязанностей — всегда есть на что переключиться.

Особые запросы

Попадаются и необычные запросы. Однажды пришлось притворяться женой алкоголика. У нашего клиента, доктора, есть клиника по лечению алкоголизма. Ему нужно было сделать подборку из 30 наркологических клиник в Москве и обзвонить их по сценарию, который он нам прислал. Сценарий был такой: у девушки есть муж-алкоголик, и она звонит в клиники чтобы узнать информацию об услугах. Требовалось узнать, как клиники конкурентов общаются со своими потенциальными клиентами. Мы записывали разговоры, расшифровывали и отправляли клиенту в письменном виде. То есть, поработали и маркетологами, и тайными покупателями

Или из недавнего: один из клиентов попросил найти ему нового поставщика воды, потому что компания до этого очень дорого платила за воду. Вода должна была быть не только дешевая, но и вкусная. Обязательным условием было то, чтобы потенциальный поставщик бесплатно привез хотя бы полуторалитровую бутылку воды на дегустацию. Если поставщик отказывался, его не рассматривали. При этом вариантов поставщиков для выбора должно быть как минимум 10.

Рабочий день у меня официально с 9 до 18, но иногда, конечно, приходится задержаться, чтобы что-то доделать. В среднем за день мне приходит около 20 разных поручений разной степени сложности и срочности. Есть такие задания, которые приходится делать пару недель. Например, клиент попросил сделать по своим образцам две базы данных всех московских школ. В них должны были входить полные наименования школьных учреждений, сокращенные наименования, номер телефона, сайт, номера лицензий и аккредитаций. Базы должны были быть созданы в двух форматах. Таких готовых баз данных нет в интернете, это 100% ручная работа, а клиенту нужно было сделать ее за 2 дня.

Делегируют обычно те задачи, на которые людям, занимающим руководящие должности или владеющим собственным бизнесом, жаль тратить время. Для меня была очень интересной задача, где клиенту послезавтра нужно было вылететь в Китай на конференцию, и он попросил найти ему оптимальный маршрут. Конференция проходила на острове, куда не всякий вид транспорта ходит. А тратить время на составление маршрутов человеку, который занимается бизнесом, и у него есть намного более приоритетные задачи, неправильно.


Интересно:

Экстрасенс вместо эйчара 
5 причин пройти повышение квалификации 

Оставить комментарий к статье

Гость
Гость


Комментирование доступно только после авторизации


Также комментирование доступно при авторизации через любую из социальных сетей



Комментарии 0